--- title: "Beglaubigte Kopie: Original, Scan und Einreichung" description: "Kläre, welche Beglaubigung der Empfänger verlangt, wer dein Dokument beglaubigen darf und wie du Original, Papierkopie und Scan für die Einreichung vorbereitest." canonical: "https://dokus.app/de/beglaubigte-kopie-original-scan/" lang: "de" category: "Ausweise und Ämter" reviewed: "2026-10-21" app_store: "https://apps.apple.com/de/app/dokus-private-id-wallet/id6781915709" translations: de: "https://dokus.app/de/beglaubigte-kopie-original-scan/" --- # Beglaubigte Kopie: Original, Scan und Einreichung Kläre zuerst beim Empfänger, welche Dokumentform und welche beglaubigende Stelle er für deinen Vorgang verlangt. Eine selbst erstellte PDF ist keine Beglaubigung; einen Scan einer beglaubigten Papierkopie reichst du nur ein, wenn dieser Übermittlungsweg vorgesehen ist. Die Unterlagenliste verlangt eine „beglaubigte Kopie“. Bevor du einen Termin buchst, kläre zwei Dinge getrennt: Welche Stelle darf dein Dokument beglaubigen, und welche Form braucht der Empfänger? Eine Auskunft zur Zuständigkeit beantwortet noch nicht, ob du Papier einreichen oder eine Datei hochladen sollst. ## Welchen Nachweis sollst du beschaffen? | Die Anforderung lautet | Dein nächster Schritt | |---|---| | Einfache Kopie oder Scan | Prüfe Seitenumfang, Dateiformat und Übermittlungsweg. | | Amtlich beglaubigte Kopie | Frage bei der zuständigen Behörde nach Dokumentart, Verwendungszweck und Unterlagen. | | Notariell beglaubigte Abschrift | Nenne dem Notariat die genaue Anforderung und deine vorhandene Vorlage. | | Öffentliche Beglaubigung einer Erklärung oder Unterschrift | Kläre den Vorgang mit einem Notariat; bestelle nicht versehentlich eine bloße Kopie. | | Neue Urkunde oder Registerauszug | Suche das Ausstellungsverfahren für diesen Nachweis. | Schreibe die Anforderung möglichst wörtlich in deine Vorbereitungsliste. Wörter wie „Original“, „Abschrift“ und „beglaubigt“ sind für die Rückfrage hilfreicher als die allgemeine Frage, ob ein Dokument „gültig“ sei. Bewahre einen Scan deiner beglaubigten Kopie in Dokus zum Nachschlagen auf dem iPhone auf. Dokus erstellt keine amtliche oder notarielle Beglaubigung. 4,8 von 5 Sternen [Kostenlos im App Store](https://apps.apple.com/de/app/dokus-private-id-wallet/id6781915709) ## Amtliche Beglaubigung: die Zuständigkeit prüfen [§ 33 VwVfG](https://www.gesetze-im-internet.de/vwvfg/__33.html) regelt die amtliche Beglaubigung. Behörden dürfen Kopien eigener Urkunden beglaubigen; weitere Zuständigkeiten richten sich unter anderem nach Landesrecht und Verwendungszweck. Für bestimmte Register und Archive bestehen Vorbehalte. Daraus folgt kein bundesweites Angebot jedes Bürgeramts für jedes Schriftstück. Ein **lokales Beispiel ist Berlin**: Das [ServicePortal Berlin](https://service.berlin.de/dienstleistung/121701/) nennt Original und Kopie als Unterlagen. Das Original muss vollständig und unverändert sein. Für fremdsprachige Schriftstücke kann eine deutsche Übersetzung erforderlich sein. Die Berliner Seite verweist bei Personenstandsurkunden an das Standesamt und bei öffentlichen Beglaubigungen an ein Notariat. Prüfe in anderen Kommunen deren eigene Leistungsbeschreibung. Für eine neu benötigte Geburtsurkunde hilft dir der Ratgeber zum [Beantragen einer Geburtsurkunde](https://dokus.app/de/geburtsurkunde-beantragen/). Bestelle einen verlangten neuen Nachweis über das dafür vorgesehene Verfahren, statt nur die vorhandene Datei erneut auszudrucken. ## Notarielle Abschrift und Unterschrift auseinanderhalten Das [Beurkundungsgesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/BJNR015130969.html) behandelt beide Vorgänge getrennt: § 40 betrifft eine vor dem Notar geleistete oder anerkannte Unterschrift. § 42 betrifft die Beglaubigung einer Abschrift; dabei soll auch festgestellt werden, ob als Vorlage eine Urschrift, Ausfertigung, beglaubigte oder einfache Abschrift vorlag. Wenn dein Schreiben eine öffentliche Beglaubigung verlangt, lege dem Notariat deshalb die ganze Anforderung vor. Frage ausdrücklich, ob es um eine Unterschrift oder eine Abschrift geht. Eine beglaubigte Kopie macht eine darauf abgebildete Unterschrift nicht automatisch zum Gegenstand einer Unterschriftsbeglaubigung. ## Den Termin ohne fehlende Unterlagen vorbereiten Gehe deine Vorbereitung in dieser Reihenfolge durch: 1. **Vorgang benennen:** Notiere Empfänger, Aktenzeichen, Frist und den genauen Dokumenttitel. So kannst du Rückfragen einem bestimmten Antrag zuordnen. 2. **Vorlage beschreiben:** Sage der beglaubigenden Stelle, ob du ein Papieroriginal, eine bereits beglaubigte Kopie oder eine elektronische Datei besitzt. Verschweige einen fehlenden Originalnachweis nicht hinter dem Wort „Dokument“. 3. **Umfang abgleichen:** Zähle die Seiten samt Rückseiten und Anlagen. Frage bei einer nur teilweise benötigten Urkunde, welche Seiten tatsächlich vorgelegt und beglaubigt werden sollen. 4. **Organisation klären:** Prüfe Termin, aktuelle Gebühren, Zahlungsart und benötigte Anzahl der Exemplare. Frage auch, ob mitgebrachte Kopien verwendet oder vor Ort angefertigt werden. 5. **Unterlagen bereitlegen:** Lege die bestätigte Unterlagenliste zur Terminbestätigung. Halte Papier und deine digitalen Arbeitsdateien so auseinander, dass du beim Aufbruch das verlangte Original mitnimmst. Nach dem Termin kontrollierst du Namen, Seitenfolge und Lesbarkeit. Bei einer Unstimmigkeit fragst du die ausstellende Stelle, bevor du selbst etwas am Nachweis korrigierst. Fotografiere auch keine lose Seite, wenn der Beglaubigungsvermerk zu einem verbundenen mehrseitigen Dokument gehört. ## Was ein Scan leisten kann Ein Scan ist praktisch, wenn du später eine Angabe nachsehen oder eine ausdrücklich erlaubte digitale Einreichung vorbereiten möchtest. Erhalte alle Seiten einschließlich Beglaubigungsvermerk und kontrolliere bei vergrößerter Ansicht, ob Stempel und Unterschriften lesbar sind. Eine elektronische Beglaubigung ist dagegen ein eigener geregelter Vorgang: § 33 VwVfG sieht dafür besondere Vermerke und qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel vor. Ein sichtbarer Stempel im selbst erstellten PDF erfüllt diese Anforderungen nicht allein. Mit dem Werkzeug zum [Umwandeln von Dokumentfotos in PDF](https://dokus.app/de/ausweis-als-pdf/) kannst du eine persönliche Arbeitskopie erstellen. Es verleiht der Datei keine Beglaubigung. Verändere eine von einer Behörde oder einem Notariat ausgestellte elektronische Datei nicht für ein einheitliches Aussehen. Bewahre die empfangene Ausgangsdatei zusätzlich unverändert auf und nutze den vom Empfänger genannten Übermittlungsweg. In Dokus kannst du Papier scannen und vorhandene PDFs importieren. Benenne deine Ablage beispielsweise `zeugnis-beglaubigte-kopie-scan`, damit du die Ansicht nicht mit dem Papiernachweis verwechselst. Eine sauber benannte Ablage hilft dir beim Wiederfinden; die Anforderungen des Empfängers klärst du weiterhin für jeden Vorgang. ## Checkliste für die Einreichung - Der Empfänger und der konkrete Vorgang sind eindeutig. - Ich kenne die verlangte Form und habe Unklarheiten zur beglaubigenden Stelle geklärt. - Ich weiß, ob Papier, ein Scan oder eine ausgestellte elektronische Datei verlangt wird. - Alle geforderten Seiten und Vermerke sind enthalten. - Übersetzung und mögliche zusätzliche Nachweise wurden für meinen Fall geprüft. - Bei Verwendung im Ausland habe ich zusätzliche Formanforderungen gesondert geklärt. - Versandadresse oder offizieller Upload wurden mit der aktuellen Anleitung abgeglichen. - Ich behalte eine Übersicht, was ich wann eingereicht habe. ## Häufige Fragen ### Kann jedes Bürgeramt jede Kopie beglaubigen? Nein. Die Zuständigkeit hängt von Dokument und Verwendungszweck sowie den einschlägigen Vorschriften ab. Prüfe die zuständige kommunale Leistungsseite, statt die Auskunft einer anderen Stadt zu übernehmen. ### Reicht ein Scan einer beglaubigten Kopie? Das klärst du anhand des konkreten Einreichungsverfahrens. Nutze einen Scan nur, wenn der Empfänger diesen Weg vorsieht. Eine eigene Aufnahme ist keine neu ausgestellte elektronische Beglaubigung. ### Muss ich das Original zum Termin mitnehmen? Frage nach der verlangten Vorlage. Berlin nennt für seinen Dienst Original und Kopie. Bei einer notariellen Abschrift kann die Art der vorgelegten Urkunde im Vermerk festgehalten werden; beschreibe deshalb vorab genau, was du besitzt. ### Ist eine Unterschriftsbeglaubigung dasselbe wie eine beglaubigte Kopie? Nein. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung geht es um die geleistete oder anerkannte Unterschrift. Die Abschriftsbeglaubigung betrifft die Kopie und ihre Vorlage. Lass die genaue Anforderung vor dem Termin zuordnen. ### Kann Dokus eine Kopie beglaubigen? Nein. Dokus hilft beim Scannen, Importieren und Aufbewahren deiner Dokumente auf dem iPhone. Für eine amtliche oder notarielle Beglaubigung brauchst du die zuständige Stelle und die dort verlangte Vorlage. ## Quellen Geprüft am 21. Oktober 2026 - [Verwaltungsverfahrensgesetz: § 33 Beglaubigung von Dokumenten](https://www.gesetze-im-internet.de/vwvfg/__33.html) - [ServicePortal Berlin: Beglaubigung von Kopien](https://service.berlin.de/dienstleistung/121701/) - [Beurkundungsgesetz: §§ 40 und 42, Unterschrift und Abschrift](https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/BJNR015130969.html)