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title: "Apostillar documentos en Colombia: prepara el PDF y el trámite en línea"
description: "Revisa qué documento y aval necesitas para una apostilla, cuándo cargar un PDF escaneado y cómo conservar el archivo oficial sin alterarlo."
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lang: "es-CO"
category: "Documentos oficiales"
reviewed: "2026-10-19"
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# Apostillar documentos en Colombia: prepara el PDF y el trámite en línea

La apostilla o legalización se solicita en línea ante la Cancillería, pero la ruta depende del documento y del país donde lo presentarás. Antes de cargar archivos, consulta los requisitos de su entidad emisora: algunos documentos necesitan un aval previo y otros tienen una opción electrónica propia.

Un registro civil, un diploma y un certificado firmado electrónicamente pueden tener rutas distintas. La primera tarea es identificar el documento exacto y el país de destino, no convertir todo a un único PDF.

## Qué ruta necesita tu documento

| Situación | Qué revisar primero | Archivo que debes conservar |
|---|---|---|
| Documento colombiano para usar en otro país | Si corresponde apostilla o legalización y qué pide el receptor | Documento emitido y resultado del trámite |
| Documento que requiere aval de otra entidad | Los requisitos específicos de la Cancillería | Documento y aval, según la ruta indicada |
| Documento electrónico con opción propia | El tipo de documento y los códigos que exige el sistema | Archivo electrónico original |
| Documento físico que debes digitalizar | Integridad, firmas y reversos con información | Escaneo completo, separado de los originales físicos |

La [explicación de la Cancillería sobre la apostilla](https://cancilleria.gov.co/node/14390) indica que certifica la autenticidad de la firma y la calidad del funcionario para el uso del documento en otro país del convenio correspondiente. No equivale a corregir los datos ni a traducir el contenido.

Guarda tus copias personales de identificación y los documentos de tu trámite en Dokus para tenerlos a mano en el iPhone. 4,7 de 5 estrellas [Gratis en el App Store](https://apps.apple.com/co/app/dokus-private-id-wallet/id6781915709)

## Consulta los requisitos antes de escanear

Entra a la [lista oficial de requisitos por documento](https://cancilleria.gov.co/atencion-y-servicio-al-ciudadano/tramites-y-servicios/apostilla-y-legalizacion-en-linea/requisitos) y busca la entidad emisora. Si necesitas un aval, solicítalo antes de iniciar la apostilla. Una copia que se ve completa puede no tener la firma o validación que el procedimiento requiere.

Las opciones electrónicas de la plataforma son específicas: no elijas un documento parecido solo porque proviene del mismo sector. Comprueba el nombre de la entidad y qué código solicita el formulario. Conserva los correos de expedición para localizar esa información sin volver a pedir el documento.

Si el documento se expidió en otro país y va a utilizarse en Colombia, revisa el procedimiento del país de origen. No cargues automáticamente el archivo en la ruta colombiana para documentos expedidos aquí.

## Prepara y presenta la solicitud

1. **Define el uso.** Anota el país, la institución destinataria y el documento exacto que solicitó. Pregunta por separado si exige traducción.
2. **Reúne el documento y los avales.** Sigue la sección que corresponde a su emisor y formato. Mantén cada documento completo.
3. **Digitaliza solo si esa es la ruta.** Los [pasos oficiales para documentos digitalizados](https://www.cancilleria.gov.co/atencion-y-servicio-al-ciudadano/tramites-y-servicios/apostilla-y-legalizacion-en-linea/pasos-para-hacer-su-tramite) piden PDF legible de hasta 11 MB. Incluye ambas caras si contienen información; si hay un aval adicional, sigue la indicación de reunirlo con su documento.
4. **Abre la solicitud desde la Cancillería.** Selecciona el tipo correcto y diligencia los datos. La entidad permite realizar el trámite en línea sin intermediario ni cita.
5. **Consulta el resultado del estudio.** Revisa las instrucciones y los datos antes de continuar con el pago. Guarda el número de solicitud para volver al mismo trámite.
6. **Conserva el resultado sin modificar.** Descarga lo emitido y comprueba que corresponde al documento y destinatario previstos. Sigue las instrucciones de entrega de la institución receptora.

El máximo de 11 MB corresponde al archivo de la ruta digitalizada descrita por la Cancillería. No lo extiendas a todos los tipos de documento, ni uses una cifra antigua de tarifa como presupuesto: revisa el valor que muestra tu trámite.

## Si el PDF supera el límite o no se puede leer

Si trabajas con un escaneo, revisa primero que no hayas incluido páginas repetidas o documentos ajenos. Corrige la captura y vuelve a comprobar sellos, firmas y texto pequeño. Una fotografía de una esquina de la hoja no se convierte en un documento completo al pasarla a PDF.

Puedes preparar una copia con la herramienta de [compresión de PDF](https://dokus.app/es-co/comprimir-pdf-a-2mb/) cuando el procedimiento admita imágenes. El resultado pierde el texto seleccionable y no conserva firmas digitales. No uses esa transformación sobre el archivo electrónico original que deba verificarse ni tapes códigos, firmas o sellos con una marca.

## Revisión final de la carpeta

- Confirmaste país, documento, idioma y receptor.
- Consultaste el requisito de la entidad emisora.
- Reuniste los avales exigidos antes de cargar el archivo.
- Verificaste todas las páginas y los datos de la solicitud.
- Guardaste los archivos emitidos y el comprobante por separado de copias transformadas.

La tarjeta de esta página permite descargar Dokus para organizar tus copias personales. Una copia guardada en la app no adquiere apostilla ni reemplaza el resultado oficial de la Cancillería.

## Preguntas frecuentes

### ¿Todos los documentos se cargan como un PDF escaneado?

No. La Cancillería distingue documentos digitalizados y opciones electrónicas de entidades concretas. Consulta los requisitos del documento antes de escoger la opción o transformar su archivo.

### ¿Puedo apostillar todos mis documentos en un solo archivo?

No debes reunir documentos independientes por comodidad. La ruta digitalizada indica una apostilla o legalización por documento; el aval de ese documento puede tener que incorporarse en el mismo PDF según el requisito aplicable.

### ¿Una marca de agua de Dokus sirve como apostilla?

No. Una marca indica un uso previsto de una copia. La apostilla es un trámite oficial que certifica una firma y debe obtenerse ante la autoridad competente.

## Fuentes

Revisado el 19 de octubre de 2026

- [Cancillería: qué es apostilla](https://cancilleria.gov.co/node/14390)
- [Cancillería: requisitos por tipo de documento](https://cancilleria.gov.co/atencion-y-servicio-al-ciudadano/tramites-y-servicios/apostilla-y-legalizacion-en-linea/requisitos)
- [Cancillería: pasos para hacer su trámite](https://www.cancilleria.gov.co/atencion-y-servicio-al-ciudadano/tramites-y-servicios/apostilla-y-legalizacion-en-linea/pasos-para-hacer-su-tramite)