Zaświadczenie o niekaralności z e-KRK: pobierz XML i wyślij właściwy plik
Elektroniczne zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego ma postać pliku XML, a jego wydruk nie jest dokumentem urzędowym. Złóż i wyślij wniosek w e-KRK, pobierz odpowiedź oraz zachowaj pliki źródłowe; sam podgląd PDF lub zdjęcie nie zastępuje podpisanego XML.
Pracodawca prosi o zaświadczenie, a po zalogowaniu do e-KRK widzisz kilka statusów i możliwość pobrania ZIP. Nie zamieniaj od razu wyniku w PDF. Najpierw ustal, czy odbiorca oczekuje dokumentu elektronicznego, czy zaświadczenia wydanego na papierze.
XML, wydruk i skan to różne rzeczy
Instrukcja elektronicznego uzyskiwania informacji z KRK wskazuje XML jako postać wydanego dokumentu. Wprost zaznacza, że wydruk nie jest dokumentem.
| Co masz | Do czego służy | Co zachować |
|---|---|---|
| Odpowiedź elektroniczna z e-KRK | Przekazanie dokumentu w formie elektronicznej | Pobrany pakiet i źródłowy XML |
| Wydruk podglądu | Pomocnicze przeczytanie treści | Nie przedstawiaj go jako papierowego oryginału |
| Skan zaświadczenia wydanego na papierze | Kopia tam, gdzie odbiorca ją przyjmuje | Papierowy dokument |
| PDF utworzony ze zdjęcia | Pomocnicza kopia obrazu | Nie zastępuje podpisanego XML |
Dokus obsługuje zdjęcia i PDF-y. Możesz trzymać w nim pomocniczą kopię do odczytu lub skan dokumentu papierowego. Nie jest miejscem, które zmienia XML w równoważny dokument ani narzędziem sprawdzającym podpis KRK.
Wniosek opłacony nie zawsze jest wysłany
Oficjalne pytania i odpowiedzi e-KRK rozróżniają kolejne statusy. To przydatne, gdy płatność się udała, a odpowiedzi nadal nie ma.
- Przygotuj konto i podpis. Skorzystaj z instrukcji KRK dla osoby fizycznej i dostępnego sposobu podpisania wniosku. Samo zapisanie formularza na koncie nie kończy sprawy.
- Sprawdź dane i zakres. Ustal z odbiorcą, jakiej informacji potrzebuje. Nie dopisuj przypadkowych podstaw lub zakresów znalezionych w cudzym przykładzie.
- Podpisz wniosek. Status podpisany oznacza inny etap niż zapisany lub zweryfikowany.
- Opłać i wyślij. Przy statusie opłacony sprawdź, czy wykonałeś także czynność wysłania. Według instrukcji dopiero status wysłany oznacza przekazanie do realizacji.
- Pobierz odpowiedź. W zakładce odpowiedzi wykonaj kroki potwierdzenia odbioru i pobierania ZIP opisane przez usługę. Sprawdź, czy pobieranie faktycznie się zakończyło.
Nazwy i położenie ikon mogą się zmieniać. Kieruj się znaczeniem statusu i bieżącym komunikatem. Jeżeli dostaniesz wezwanie do uzupełnienia, przeczytaj je i popraw istniejący wniosek zgodnie z instrukcją, zamiast od razu składać i opłacać nowy.
Jak przekazać dokument odbiorcy
Zachowaj otrzymany ZIP oraz jego zawartość w miejscu, z którego możesz ponownie je pobrać. Wyślij pliki kanałem wskazanym przez odbiorcę i zapytaj, co dokładnie ma otrzymać do weryfikacji. Nie usuwaj oryginału po przygotowaniu podglądu.
Jeśli portal rekrutacyjny przyjmuje wyłącznie PDF, zgłoś, że masz oryginalny dokument elektroniczny w XML. Poproś o sposób przekazania oryginału lub ustal, czy trzeba uzyskać dokument w innej formie. Zmiana rozszerzenia z XML na PDF nie konwertuje dokumentu i nie rozwiązuje problemu podpisu.
Warto też odróżnić kanały usług państwowych. KRK wyjaśnia, że e-Doręczenia nie służą do takich wniosków i zapytań. Nie przenoś automatycznie zasad z innej sprawy urzędowej na e-KRK.
Zestaw kontrolny
- Odbiorca potwierdził wymaganą formę i zakres dokumentu.
- Wniosek ma status potwierdzający wysłanie, nie tylko płatność.
- Pobrany pakiet i źródłowy XML są zachowane.
- Podgląd lub skan jest wyraźnie traktowany jako kopia pomocnicza.
- Wysłano właściwy plik przez ustalony kanał.
Najczęstsze pytania
Czy wydruk XML z e-KRK jest papierowym zaświadczeniem?
Nie. Oficjalna instrukcja podaje, że wydruk nie jest dokumentem. Jeśli potrzebujesz zaświadczenia papierowego, ustal właściwy tryb jego uzyskania.
Zapłaciłem, ale wniosek ma status opłacony. Czy już go rozpatrują?
Sprawdź czynność wysłania. Oficjalna instrukcja e-KRK oddziela status opłacony od statusu wysłany, który oznacza przekazanie wniosku do realizacji.
Czy Dokus przechowa urzędowy XML jako ważny PDF?
Nie. Dokus przechowuje obrazy i PDF-y, a nie przekształca podpisanych XML-i w równoważne dokumenty. Oryginalną odpowiedź e-KRK zachowaj w otrzymanej postaci.