รับรองเอกสารและคำแปลกับกรมการกงสุล: เตรียมต้นฉบับและสำเนาให้ครบ
ก่อนขอรับรองเอกสารหรือคำแปลกับกรมการกงสุล ให้ถามผู้รับว่าต้องใช้เอกสารชนิดใด ภาษาใด และการรับรองแบบใด แล้วตรวจข้อกำหนดของเอกสารนั้นบนเว็บไซต์ทางการ เอกสารต้นฉบับ คำแปลที่ผู้แปลรับรอง และสำเนาบัตรประจำตัวเป็นคนละส่วนของชุดคำร้อง ต้องจัดให้ตรงกับช่องทางยื่น
เอกสารที่อ่านได้ชัดอาจยังไม่ใช่เอกสารที่ผู้รับยอมรับ เมื่อจะนำทะเบียนบ้าน สูติบัตรหรือเอกสารอื่นไปใช้ต่างประเทศ ให้เริ่มจากคำขอของหน่วยงานปลายทาง แล้วจึงเลือกว่าจะขอเอกสารภาษาอังกฤษจากผู้ออก แปลเอกสาร หรือขอรับรองนิติกรณ์
เลือกชุดเอกสารก่อนเริ่มแปล
| คำขอของผู้รับ | สิ่งที่ควรถาม | สิ่งที่ควรเก็บไว้ |
|---|---|---|
| ต้องการเอกสารภาษาอังกฤษ | รับเอกสารภาษาอังกฤษที่หน่วยงานออกโดยตรงหรือไม่ | เอกสารที่ออกอย่างเป็นทางการ |
| ต้องการคำแปล | ภาษา รูปแบบ และข้อกำหนดผู้แปล | ต้นฉบับและคำแปลแยกกัน |
| ต้องการรับรองนิติกรณ์ | ต้องรับรองรายการใดและต้องทำขั้นตอนต่อที่ไหน | เอกสารที่มีการรับรองครบตามลำดับ |
| ยื่นแทนเจ้าของเอกสาร | ต้องใช้หนังสือมอบอำนาจและหลักฐานของใคร | ชุดหลักฐานของเจ้าของและผู้รับมอบอำนาจ |
หน้ารับรองนิติกรณ์ของกรมการกงสุล ระบุว่ามีเอกสารการทะเบียนภาษาอังกฤษ 30 ประเภทที่ขอได้จากสำนักงานเขตหรืออำเภอ ตรวจว่ารายการที่คุณต้องใช้มีอยู่หรือไม่ และผู้รับยอมรับหรือไม่ก่อนเสียค่าแปล
แยกต้นฉบับ คำแปล และหลักฐานบุคคล
หากต้องใช้คำแปล ให้ตรวจตัวสะกดชื่อให้ตรงกับหนังสือเดินทาง พร้อมตรวจวันเดือนปี เลขเอกสารและชื่อสถานที่ อย่าให้ผู้แปลเดาข้อมูลที่อ่านไม่ออกจากภาพถ่าย ให้ขอเอกสารที่ชัดเจนหรือสอบถามผู้ออกก่อน
สำหรับการยื่นทางไปรษณีย์ คำแนะนำทางการ มีรายการต้นฉบับและสำเนา เอกสารประจำตัวของเจ้าของ คำแปลที่ผู้แปลลงนามรับรอง และหลักฐานเพิ่มเติมกรณียื่นแทน จัดเป็นชุดตามเอกสารแต่ละฉบับเพื่อไม่ให้ต้นฉบับกับคำแปลสลับกัน
ประกาศบริการไปรษณีย์ที่ปรับปรุงวันที่ 10 กุมภาพันธ์ 2569 ระบุเพิ่มเติมว่า การนิติกรณ์คำแปลไทยเป็นอังกฤษและอังกฤษเป็นไทยต้องแนบสำเนาเอกสารประจำตัวของผู้แปลที่ส่วนราชการออกให้และยังใช้ได้ ตรวจให้ครบก่อนปิดซอง การมีลายเซ็นผู้แปลเพียงอย่างเดียวจึงอาจยังไม่ครบตามรายการปัจจุบัน
ขั้นตอนเตรียมคำร้อง
- จดข้อกำหนดของผู้รับ ระบุประเทศ หน่วยงาน ชนิดเอกสาร ภาษา และรายการที่ต้องรับรอง ขอคำตอบให้ชัดก่อนเริ่มจัดทำชุดเอกสาร
- ตรวจต้นฉบับ หากชื่อหรือข้อมูลผิด ให้แก้กับผู้ออกตามกระบวนการก่อน อย่าแก้ข้อความบนสำเนาเอง
- เลือกช่องทางยื่น เปิดเมนูการจองคิวหรือบริการทางไปรษณีย์จากหน้ากรมการกงสุล แล้วใช้รายการเอกสารของช่องทางนั้น
- จัดต้นฉบับและคำแปล ตรวจการลงนามรับรองของผู้แปลและแนบหลักฐานที่กำหนด หากยื่นแทน ให้ตรวจหนังสือมอบอำนาจด้วย
- ตรวจวิธีชำระและส่งคืน ถ้าส่งทางไปรษณีย์ ให้ใช้ผู้รับเงิน ที่อยู่ และค่าส่งจากคำแนะนำปัจจุบัน ไม่คัดจากตัวอย่างเก่าในแชต
- เก็บเลขติดตามและใบเสร็จ เมื่อได้รับเอกสารคืน ให้ตรวจจำนวนฉบับ ชื่อและรายการรับรองก่อนส่งต่อผู้รับ
การรับรองสำเนาโดยตัวคุณเอง การลงชื่อรับรองคำแปลโดยผู้แปล และการนิติกรณ์จากหน่วยงานเป็นคนละขั้นตอน อย่าใช้คำว่า “รับรองแล้ว” โดยไม่บอกว่ารับรองส่วนใด
ถ้าต้องส่งต้นฉบับทางไปรษณีย์
ถ่ายสำเนาอ้างอิงชุดที่จะส่งไว้ก่อน บันทึกชื่อเอกสารและจำนวนหน้า ตรวจที่อยู่ส่งกลับและข้อมูลติดต่อให้ครบตามคำแนะนำ ใช้รายการตรวจของกรมการกงสุลครั้งล่าสุด เพราะชื่อผู้รับธนาณัติและรายละเอียดการส่งคืนอาจเปลี่ยนได้
อย่าส่งแฟ้มเอกสารทุกอย่างที่มีเมื่อรายการขอเพียงบางฉบับ หากไม่แน่ใจว่าหลักฐานใดจำเป็น ให้ติดต่อช่องทางที่ระบุบนเว็บไซต์ก่อนส่งต้นฉบับ
หากเอกสารที่ขอเกี่ยวกับงานทะเบียนออนไลน์ ให้ดูคู่มือ ThaID และเอกสารทะเบียน เพื่อแยกไฟล์คัดรับรองจากภาพสแกนเล่มทะเบียนบ้าน การดาวน์โหลดเอกสารอย่างหนึ่งไม่ได้ทำให้ผ่านการรับรองสำหรับทุกประเทศโดยอัตโนมัติ
เก็บสำเนาหลังจบงาน
เก็บไฟล์หรือภาพสำเนาแยกตามฉบับและสถานะ เช่น ก่อนยื่น กับฉบับที่ได้รับคืน ถ้าต้องรวมภาพเป็น PDF เพื่อการอ้างอิงส่วนตัว ใช้เครื่องมือแปลงเอกสารเป็น PDF ได้เมื่อรูปแบบนั้นเหมาะสม ผลลัพธ์เป็น PDF ภาพ ไม่เก็บข้อความที่เลือกได้หรือการตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลของไฟล์เดิม จึงไม่ควรใช้แทนไฟล์ทางการที่ต้องตรวจสอบ
- ผู้รับยืนยันภาษาและรูปแบบการรับรองแล้ว
- ต้นฉบับกับคำแปลเป็นเอกสารฉบับเดียวกัน
- ผู้แปลลงนามและแนบหลักฐานตามข้อกำหนดปัจจุบัน
- ตรวจหลักฐานมอบอำนาจหากยื่นแทนแล้ว
- มีรายการเอกสารที่ส่งและหลักฐานติดตามครบ
ดาวน์โหลด Dokus จากการ์ดในหน้านี้เพื่อเก็บสำเนาส่วนตัวบน iPhone การเก็บไฟล์ในแอปไม่ได้รับรองคำแปล ออกตรานิติกรณ์ หรือแทนต้นฉบับที่ต้องยื่น
คำถามที่พบบ่อย
ต้องแปลเอกสารไทยทุกฉบับก่อนนำไปใช้ต่างประเทศหรือไม่
ขึ้นอยู่กับผู้รับและประเภทเอกสาร กรมการกงสุลระบุว่ามีเอกสารการทะเบียนภาษาอังกฤษที่ขอได้โดยตรง ตรวจรายการและการยอมรับของผู้รับก่อนตัดสินใจแปล
ผู้แปลต้องแนบหลักฐานประจำตัวด้วยหรือไม่
ประกาศบริการไปรษณีย์ที่ปรับปรุงวันที่ 10 กุมภาพันธ์ 2569 ระบุว่าคำแปลไทยเป็นอังกฤษและอังกฤษเป็นไทยต้องแนบสำเนาเอกสารประจำตัวของผู้แปลที่ส่วนราชการออกให้และยังใช้ได้ ให้ตรวจข้อกำหนดของช่องทางที่ยื่นอีกครั้ง
สำเนาใน Dokus ถือว่ารับรองแล้วหรือไม่
ไม่ถือว่าได้รับการรับรอง การจัดเก็บและแชร์สำเนาเป็นการจัดการไฟล์ส่วนตัว ไม่แทนการรับรองคำแปล การนิติกรณ์ หรือกระบวนการของหน่วยงานผู้ออกเอกสาร