Cómo cargar documentos en ICETEX y corregir una subsanación
Para cargar documentos en ICETEX, entra a la plataforma de cargue documental con las credenciales de tu solicitud, selecciona el crédito y adjunta cada documento en su campo: PDF legible, sin contraseña y de máximo 2 MB. Incluye los del deudor solidario si aplica y toca Finalizar. Después revisa el estado; si aparece en subsanación, consulta la observación, corrige el archivo señalado y vuelve a enviarlo.
El cargue documental tiene su propio acceso. Usa el enlace del sitio oficial del ICETEX y ten a mano el correo asociado a tu solicitud. El listado que debes completar es el de tu crédito: no todos los aspirantes entregan los mismos soportes.
Cómo cargar los documentos, paso a paso
El instructivo de cargue del ICETEX indica este recorrido:
- Reúne los archivos pedidos y ábrelos antes de enviarlos. Cada uno debe estar en PDF, sin contraseña, legible y dentro del límite de 2 MB.
- Entra a la plataforma de cargue documental con el usuario y la contraseña de tu solicitud. Resuelve la operación que aparece en el acceso.
- Selecciona el número de crédito y revisa que corresponda a tu solicitud.
- Carga cada archivo en el campo del documento solicitado, uno por uno. Completa también los del deudor solidario cuando aplique.
- Cuando termines, toca Finalizar. Luego vuelve a consultar el portal para comprobar si hay observaciones.
Haber adjuntado los archivos no significa que ya estén verificados. La revisión viene después del envío y puede requerir una corrección.
Qué archivos preparar antes de entrar
La guía de pregrado 2026-2 distingue los documentos del aspirante y los del deudor. Úsala si corresponde a tu solicitud; para otro periodo, fondo o nivel de estudios, abre la guía de tu convocatoria desde el sitio oficial.
| Archivo o situación | Qué revisar |
|---|---|
| Documento de identidad | La guía de pregrado pide imagen legible de ambas caras. Confirma cómo las solicita el campo de tu crédito |
| Formularios y formatos | Descarga los que correspondan a tu solicitud; comprueba los datos y las firmas exigidas antes de digitalizarlos |
| Documentos del deudor solidario | Completa su sección si tu crédito lo requiere; no los cargues en lugar de los del estudiante |
| Aspirante menor de edad | Revisa en la guía los documentos del menor y los de quien actúa como apoderado |
| Otros soportes | Entrega los que aparezcan en tu listado y consulta la observación específica si te piden corregir alguno |
Pon nombres que te permitan distinguir los archivos, por ejemplo `identidad-estudiante.pdf` e `identidad-deudor.pdf`. Es una ayuda para organizarte, no un formato de nombre exigido por ICETEX.
Si necesitas pasar la cédula a PDF
Escanea las dos caras completas, con luz uniforme y sin reflejos. Antes de guardar, amplía la imagen: deben verse los datos pequeños y los bordes, sin dedos ni partes cortadas.
Si tienes las caras en fotos y necesitas reunirlas en una hoja, puedes usar la herramienta de cédula a PDF. Su página colombiana ofrece la ampliación al 150 %, pero la guía de ICETEX consultada pide ambas caras legibles y no exige esa ampliación. Prepara la copia según el campo donde la vas a cargar.
Si perdiste el documento y no puedes obtener una copia adecuada, consulta dónde pedir el duplicado en Colombia. Un archivo escaneado sirve para aportar una copia cuando se admite; no expide una identidad nueva.
Si el PDF supera los 2 MB
Primero revisa si el escaneo incluye páginas repetidas o mucho fondo alrededor del documento. Guarda una copia de trabajo y conserva el archivo original.
Para un escaneo en imagen, puedes reducir el peso del PDF, fijar el máximo en 2 MB y comprobar el tamaño de la copia descargada. Revisa otra vez los números, las firmas y los sellos antes de adjuntarla. Si quedaron borrosos, vuelve al escaneo original y mejora la captura.
Conserva los PDF oficiales y los firmados digitalmente tal como los recibiste. Las herramientas web de conversión y compresión de Dokus reconstruyen las páginas como imágenes: no conservan firmas digitales, formularios ni texto seleccionable. Si el archivo oficial ya cumple lo solicitado, adjúntalo directamente. Si no cumple, consulta con el emisor o con ICETEX cómo aportar una versión adecuada.
El límite corresponde a cada documento que cargas. No juntes toda la solicitud en un único PDF por iniciativa propia: sigue la separación que muestran los campos del portal.
Qué hacer si aparece en subsanación
En subsanación significa que debes corregir una inconsistencia documental. No equivale a una solicitud verificada. Entra al cargue, localiza el documento señalado y lee la observación antes de generar otra copia.
- Compara el archivo con lo que te pidieron. Revisa si pertenece a la persona correcta, si incluye todas las páginas y si corresponde al documento solicitado.
- Corrige el problema indicado. Si falta una firma o el soporte no corresponde, comprimir el mismo archivo no lo resuelve.
- Abre el nuevo PDF y confirma que sea legible, que no pida contraseña y que cumpla el peso permitido.
- Carga la versión corregida en el campo correspondiente y completa el envío según las indicaciones del portal.
- Vuelve a consultar la solicitud para comprobar si quedó pendiente otra observación.
Si no entiendes la observación o el portal no permite completar la corrección, usa los canales de atención del sitio oficial. Ten a mano el número de solicitud y el mensaje que aparece; no compartas tu contraseña.
Cómo saber si terminaste el cargue documental
El instructivo distingue Verificado, cuando los documentos superan la revisión y la solicitud continúa a evaluación, de en subsanación, cuando debes corregirlos. La aprobación del crédito, la legalización y la firma de garantías son etapas posteriores con sus propias instrucciones.
Antes de cerrar, comprueba:
- Que revisaste los documentos del estudiante y, si aplica, los del deudor.
- Que cada archivo corresponde al campo donde lo adjuntaste.
- Que completaste el envío con Finalizar.
- Que consultaste las observaciones y corregiste las pendientes.
- Que comprobaste el estado de revisión, sin confundir un archivo cargado con uno verificado.
Consulta el calendario y la guía de tu convocatoria para saber hasta cuándo puedes completar el trámite. La guía de pregrado 2026-2 advierte que una solicitud incompleta al cierre, incluido el cargue o la subsanación pendiente, no pasa a evaluación del comité.
Guarda las copias para encontrarlas después
Separa los archivos originales de las versiones que preparaste para enviar. Conserva también los comprobantes o mensajes del trámite que necesites consultar; guardar un PDF en el celular no demuestra que se haya cargado correctamente.
Dokus para iPhone permite escanear documentos y guardar copias cifradas, protegidas con Face ID o Touch ID. Puedes tener tu cédula a mano para el siguiente trámite, pero debes comprobar los requisitos de cada destinatario antes de compartirla.
Si lo que buscas es la credencial oficial en el celular, consulta cómo activar la cédula digital colombiana. Una copia guardada en Dokus y la credencial de la aplicación oficial son distintas.
Conoce Dokus y descárgalo para organizar tus documentos en el iPhone.
Preguntas frecuentes
¿En qué formato se cargan los documentos del ICETEX?
El instructivo de cargue indica PDF legible, sin contraseña y con un peso máximo de 2 MB por documento. Revisa también las instrucciones que aparecen en el campo de tu solicitud.
¿ICETEX pide la cédula ampliada al 150 %?
La guía de pregrado 2026-2 consultada pide imagen legible de ambas caras y no indica ampliación al 150 %. Sigue las instrucciones de tu solicitud si incluyen una condición adicional.
¿Qué significa subsanación de documentos en ICETEX?
Significa que ICETEX encontró una inconsistencia que debes corregir. Consulta la observación en la plataforma, prepara el soporte adecuado y completa el nuevo envío. Cambiar el tamaño del archivo solo sirve si ese era el problema señalado.
¿Verificado significa que ya aprobaron el crédito?
No. Verificado corresponde a la revisión documental y permite que la solicitud continúe a evaluación. La aprobación, la legalización y la firma de garantías son etapas distintas.
¿Puedo subir todos los documentos en un solo PDF?
El instructivo indica cargar los documentos uno por uno en sus campos. Conserva esa separación y reúne páginas únicamente cuando correspondan al mismo soporte y a las instrucciones del portal.
¿Qué hago si no recibo las credenciales de cargue?
Revisa el correo registrado en tu solicitud y la carpeta de no deseados. Confirma en el sitio oficial el paso que corresponde a tu proceso y utiliza su opción de recuperación o los canales de atención si necesitas ayuda. No entregues la contraseña a intermediarios.
