處理獲授權的訪客登記紀錄副本時，先確認收件人需要哪些紀錄，再遮蓋其餘人的姓名、身份證號碼及不相關資料。私隱專員公署的指引以訪客登記冊為例，提醒機構避免讓後來的訪客看到他人的姓名和身份證號碼。
先決定誰有需要看到哪一筆紀錄
大廈或辦公室的登記頁可能同時載有多名訪客的資料。若你已獲授權為指定收件人製作紀錄副本，先確認需要哪一筆、哪些欄位；不要順手把整頁其他人的資料一併分享。
私隱專員公署的資料使用者指引以訪客登記冊為例，說明應遮蓋資料，避免後來的訪客同時看見他人的姓名及香港身份證號碼。這裡把同一項資料最少化原則用於另行製作的圖片副本；它不代表你獲准複製、公開或保存任何訪客紀錄。
製作只包含所需資料的副本
- 選擇已獲授權處理的登記頁 JPG、PNG、HEIC 或 PDF，最大 25 MB。HEIC 要視乎瀏覽器支援。
- 選「其他文件」，讓全頁登記資料保持原有版面。先旋轉至正向，再核對處理範圍。
- 用「模糊」框完整遮蓋不相關的列及欄。姓名、身份證號碼、電話、簽署及可識別同一人的其他資料都要一併檢查。
- 逐頁查看重複資料、頁首及頁尾，下載 JPG 或 PDF，再重新打開結果，確保遮蓋範圍足夠。
副本在瀏覽器內製作，不會上載；原始檔保持原狀。「模糊」框會替換所選範圍的原始像素，而非保留一層可以移除的文字。框外的重複資料仍可能識別同一個人，因此要檢查整份副本。
與正式身份核實分開
這個用途是限制已獲授權的紀錄副本所披露的資料。銀行開戶、入境處申請或其他身份核實可能需要完整身份證或護照資料；不要直接把遮蓋後的紀錄當作正式證明。
輸入 PDF 只處理首 10 頁；圖片式 PDF 輸出不保留可選取文字、表格欄位或數碼簽署。另行保留需要驗證的原始電子檔。
需要註明副本用途，可在收件人接受的情況下另用水印；要降低附件大小可用壓縮工具。
常見問題
可以只遮蓋身份證號碼的一部分嗎？
先看披露目的及收件人的需要。若其他訪客的整筆資料都不相關，應連同姓名、電話及其他可識別資料一併遮蓋，不要只處理其中幾位數字。
這是公署指定的登記冊工具嗎？
不是。這是免費的本機圖片副本工具。公署指引提供的是訪客資料保護原則，沒有指定使用本工具，也沒有因此授權分享任何紀錄。
可以用來遮蓋正式申請的護照號碼嗎？
須先取得該收件人確認。身份核實通常需要所要求的證件資料；缺少必要欄位的副本可能不獲接受。
訪客紀錄 PDF 打格仔就能隱去個人資料嗎？
一般模糊或馬賽克可能留下文字痕跡。這個工具的「模糊」會替換選定範圍，再寫入下載副本；但框外的姓名、電話或重複紀錄仍可能識別同一人。先確認披露範圍，再遮蓋整筆不相關資料並檢查每頁。
