Öffne den angeforderten Scan, wähle PDF und stelle maximal 5 MB oder eine kleinere Stufe ein. Die zitierte FinanzOnline-Hilfe nennt höchstens fünf Dateien mit je 5 MB. Prüfe die konkrete Funktion und behalte signierte Originale unverändert.
PDF-Scan unter die Grenze des Formulars bringen
- Wähle den Scan deines Meldezettels, deiner Meldebestätigung oder deines Personalausweises. JPG, PNG, HEIC und PDF sind als Eingabe möglich, bis 25 MB.
- Prüfe bei einem Foto den Zuschnitt. Der ganze Nachweis muss im Bild bleiben. Entferne nur den Tisch rundherum, keine verlangten Angaben.
- Wähle „Maximale Größe“ passend zum Upload-Feld, etwa 500 KB, 1 MB oder 5 MB. Stelle bei „Format“ PDF oder JPG ein.
- Kontrolliere Vorschau und Dateigröße. Öffne die gesicherte Datei und vergrößere Namen, Datumsangaben und kleine Schrift, bevor du sie einreichst.
Das Werkzeug reduziert zuerst die Bildqualität und danach bei Bedarf die Auflösung. Kann es das Ziel nicht erreichen, zeigt es die erreichte Größe. Eine Datei, die zwar klein genug, aber nicht mehr lesbar ist, hilft bei der Einreichung nicht.
FinanzOnline: ein konkretes Beispiel für 5 MB
Die BMF-Hilfe zur Beantwortung eines Ergänzungsersuchens in FinanzOnline nennt höchstens fünf Anhänge in PDF, JPG, JPEG oder JPE und maximal 5 MB je Anhang. Diese Angabe gehört genau zu diesem Vorgang. Sie gilt nicht automatisch für jede Funktion von FinanzOnline, jede Beihilfe oder jedes österreichische Behördenportal.
Verlangt dein Ergänzungsersuchen einen gescannten Nachweis, kannst du hier eine passende Bildkopie verkleinern. Ob überhaupt eine Ausweiskopie oder ein Meldenachweis nötig ist, ergibt sich aus dem Ersuchen. Lade keine zusätzlichen persönlichen Dokumente nur vorsorglich hoch.
500 KB und 1 MB sind Zielgrößen, keine Meldevorschrift
Ein Wohnungsanbieter, eine Hochschule oder ein Onlineformular kann eine andere Grenze setzen. Lies Format, maximale Größe pro Datei und Anzahl der erlaubten Dateien direkt am Upload-Feld. Hier bedeutet 1 MB 1.000.000 Byte. Bei einer Grenze zwischen den angebotenen Schritten wählst du einen kleineren Schritt und prüfst die tatsächliche Ausgabe.
Das Werkzeug reicht den Nachweis nicht ein und bestätigt nicht, dass er angenommen wird. Eine Kopie des Meldezettels ist auch nach dem Verkleinern keine neu ausgestellte Meldebestätigung.
Für Scans, nicht für das signierte Original
Das PDF aus diesem Werkzeug besteht aus Bildern. Durchsuchbarer Text, ausfüllbare Felder und digitale Signaturen werden nicht bewahrt. Komprimiere ein amtlich signiertes Original deshalb nicht auf diesem Weg, wenn seine Signatur oder elektronische Prüfbarkeit benötigt wird. Bewahre es separat auf.
Aus einem geöffneten PDF werden höchstens die ersten zehn Seiten verwendet. Prüfe nach dem Sichern die Seitenzahl; bei längeren Nachweisen darf nichts unbemerkt fehlen. Passwortgeschützte PDFs müssen zuerst als ungeschützte Arbeitskopie exportiert werden.
Noch keine PDF-Kopie vorhanden?
Mit Personalausweis und Reisepass als PDF setzt du die Kartenseiten auf A4. Ein Wasserzeichen ergänzt Empfänger und Zweck, sofern die Stelle die Kennzeichnung akzeptiert. Verkleinere bei Bedarf die fertige Kopie danach.
Dein Original bleibt unverändert. Das Umrechnen läuft im Browser; Kamera-Metadaten werden entfernt und die Ausgabe landet in deinen Downloads.
Für Vorgänge, die eine unveränderte oder signierte Originaldatei verlangen, verwende das Original und den vorgeschriebenen Übermittlungsweg.
Die Weitergabekopie fertigstellen
Als PDF vorbereiten, Dateigrösse reduzieren, Empfänger markieren und unnötige Angaben abdecken sind getrennte Schritte. Wähle nur, was der Empfänger für den konkreten Vorgang benötigt.
Häufige Fragen
Kann ich ein Meldezettel-PDF unter 1 MB verkleinern?
Du kannst 1 MB als Ziel einstellen. Ob es erreicht wird, hängt vom Scan ab. Prüfe die angezeigte Größe und ob alle Angaben noch lesbar sind.
Sind 5 MB die Grenze für alle Behörden?
Nein. Das BMF-Beispiel betrifft Anhänge zur Antwort auf ein Ergänzungsersuchen. Maßgeblich ist immer der konkrete Vorgang.
Bleibt eine Amtssignatur gültig?
Die signierten Originaldaten werden nicht erhalten. Die Ausgabe ist eine Bildkopie, kein Ersatz für ein elektronisch signiertes Original.
Ist die Komprimierung kostenlos und ohne Upload?
Ja. Die Datei wird auf deinem Gerät verarbeitet. Nach dem Laden der Seite und ihrer Ressourcen funktioniert das auch offline.
