選取證件或學歷文件的 PDF、掃描檔或相片，在「檔案大小上限」選申請表要求的大小，再核對頁數、小字及最終大小後下載。身份證、護照或成績單在瀏覽器內壓縮，毋須上載。
縮小至 2 MB、1 MB 或申請表的上限
差不多每個要求上載證件的網上申請都有檔案大小上限，有時還有全部附件合計的上限。開啟檔案，選擇這個上限，工具會找出放得進上限的最高質素。上限計算整個檔案；正反面放在同一檔案時一併計算。
例如澳門大學2026/2027簡章第8.3節要求學歷文件連續掃描為PDF、檔案小於5 MB，所有上載文件合計不得超過10 MB。此時2 MB是留有空間的目標，並不是學校另訂的規定；身份證正反面同頁的PDF也會佔用總容量。
怎樣壓縮 PDF
- 選取證件或學歷文件的相片、掃描檔或已包含所需頁面的短篇PDF。完整成績單超過十頁時，改用能處理全部頁面的流程。
- 整頁學歷文件選「學歷證明或其他文件」及「整頁」，避免被裁成卡片。檢查頁邊的印章及驗證資料沒有被裁走。
- 在「檔案大小上限」選申請表的上限，例如2 MB，輸出PDF。身份證等較小附件可選1 MB，按總容量另作分配。
- 下載後核對頁數、科目、成績、印章及小字。若有總容量上限，再把每個附件大小相加。
壓縮會降低圖片品質，再按需要降低解像度，並不會把彩色內容變為簡章所述的黑白掃描。若來源必須黑白，請先按學校要求掃描；本工具的工作是縮小已備妥的檔案。若目標無法達成，畫面會顯示可達到的最小大小。
身份證兩面尚未同頁時，先用正反面 A4 PDF。正式上載保留要求核對的資料；水印與遮蓋主要供接收方同意的報名前諮詢副本。
檔案與下載副本
可選 JPG、PNG、HEIC 或 PDF，輸入檔案最大 25 MB。HEIC 視瀏覽器支援而定；在 iPhone 從相片圖庫選取時可轉入 JPG。PDF 只處理首 10 頁，超過十頁的申請文件應使用能保留全部所需頁面的流程。
下載的 JPG 或 PDF 會重新製作成圖片，PDF 文字、表格欄位及數碼簽名不會保留。相片拍攝位置等中繼資料會移除。原檔不受改動，所有編輯都在瀏覽器內完成，毋須上載證件或建立帳戶。
常見問題
應該選多大？
按申請表列出的上限選，不要選得比要求小太多，否則小字會變模糊。若有全部附件合計的上限，例如澳大簡章的10 MB，可把身份證等較小附件壓至1 MB，留空間給學歷文件。
為甚麼壓縮後仍然太大？
保留小字清晰時，檔案無法無限縮小。可以裁走證件四周的背景，改選JPG（如申請表接受），或把正反面分開上載（如申請表容許）。
壓縮後成績單還能搜尋文字嗎？
不能。輸出PDF為圖片，文字層及數碼簽名不會保留；需要原始電子文件驗證時請保留原檔。
